Администрирование баз данных

• Коллективное использование базы данных требует административного контроля.
  • Архивирование, сжатие и восстановление баз данных
    • Создание резервной копии базы данных или проекта Access Есть несколько путей создания резервной копии базы данных или проекта. При наличии достаточного объема свободного места на диске можно создать резервную копию обычным копированием файла.
    • Сжатие базы данных или проекта Access При удалении данных или объектов файл базы данных или проекта Access становится фрагментированным, это приводит к тому, что дисковое пространство используется неэффективно.
    • Восстановление поврежденной базы данных В большинстве случаев Microsoft Access определяет, что база данных повреждена, при попытке открыть, зашифровать или дешифровать ее.
  • Защита информации с помощью шифрования Защита информации в базе данных Access производится с помощью операции шифрования. Операция шифрования в Access 2002 приводит к сжатию файла базы данных.
  • Администрирование защищенных баз данных и проектов Access Существует несколько способов защиты базы данных Access от несанкционированного доступа
    • Защита баз данных на SQL Server
      • Защита объектов баз данных на SQL Server В проектах Access 2002 существует две возможности защиты данных и других объектов (таблиц, представлений, хранимых процедур и схем данных), которые сохраняются на SQL Server.
      • Управление учетными записями на SQL Server В справке Access 2002 сказано, что в проекте Access можно выполнять задачи администрирования системы безопасности с помощью команды Access Безопасность базы данных (Database Security) в меню Сервис (Tools)
    • Защита базы данных Access с помощью пароля
      • Установка и снятие пароля защиты базы данных
      • Установка связи с таблицами базы данных, защищенной паролем Чтобы установить связь с таблицами базы данных, защищенной паролем, требуется ввести пароль. Если пароль был указан верно, он сохраняется вместе с другой информацией о ссылках на таблицы.
    • Администрирование баз данных Access , защищенных на уровне пользователей
    • Использование файла рабочей группы Рабочей группой в Access называется группа пользователей сети, совместно использующих одну или несколько баз данных Access
      • Администратор рабочих групп Выберите команду Сервис, Защита, Администратор рабочих групп (Tools, Security, Workgroup Administrator)
      • Подключение файла рабочей группы к приложению Access Чтобы использовать базу данных, защищенную на уровне пользователей, присоедините к Access ее файл рабочей группы с помощью служебной программы Администратор рабочих групп (Workgroup Administrator):
    • Создание и восстановление файла рабочей группы
    • Управление учетными записями Все перечисленные действия можно выполнить в Access с помощью диалогового окна Пользователи и группы (User and Group Accounts)
    • Назначение прав доступа к объектам базы данных Пользователям и группам пользователей рабочей группы можно назначить разные права для доступа к разным объектам базы данных, защищенной на уровне пользователей.
      • Изменение прав доступа к объектам базы данных Назначение прав доступа к объектам базы данных для учетных записей, хранящихся в файле рабочей группы, выполняется в Access с помощью диалогового окна Разрешения (User and Group Permissions).
      • Предоставление права на владение объектами базы данных Предоставление права на владение объектами базы данных производится с помощью вкладки Смена владельца (Change Owner) диалогового окна Разрешения (User and Group Permissions

• Редактирование и анализ данных с помощью запросов В первой части книги мы познакомили вас с одним из важнейших объектов базы данных Access — запросами
  • Создание таблиц с помощью запроса С помощью этого вида запроса вы можете выбрать нужные данные из уже существующей таблицы с помощью обычного запроса на выборку, а затем поместить их в новую таблицу, структура которой определяется структурой записей результирующего множества запроса.
    • Преобразование запроса на выборку в запрос на изменение Чтобы создать таблицу из результатов запроса, использовавшегося для отбора записей в связанных таблицах, его нужно преобразовать из запроса на выборку в запрос на изменение.
    • Выполнение запроса на изменение Выполнение запроса на изменение приведет к появлению новой таблицы с записями, которые будут идентичны результирующему набору записей того запроса на изменение, который был создан на первом этапе.
  • Создание запросов на добавление данных Поэтому сначала создается запрос на выборку данных, в результат которого включаются те поля, которые должны составлять добавляемые записи, а также поля, в которых устанавливаются критерии отбора записей.
  • Запросы на обновление используются главным образом для того, чтобы внести изменения сразу в большое количество записей с помощью одного запроса
  • Создание запросов на удаления записей Запросы на удаление записей позволяют отобрать требуемые записи и удалить их за один прием. Принцип создания такого запроса аналогичен созданию запроса на обновление, однако, удаляя записи из связанных таблиц, необходимо помнить о том, что при этом не должна нарушаться целостность данных.
  • Анализ данных с помощью запросов Еще одной функцией запросов Access является анализ данных, которые распределены по разным таблицам.
    • Перекрестные запросы это запросы, в которых происходит статистическая обработка данных, результаты которой выводятся в виде таблицы, очень похожей на сводную таблицу Excel
      • Использование фиксированных заголовков столбцов в перекрестных запросах Для того чтобы в построенном запросе вывести столбцы в порядке календарной очередности месяцев, нужно задать фиксированные заголовки столбцов
      • Изменение уровня детализации в запросе Для создания удобного для анализа представления или наглядного графика можно сократить число строк и столбцов в результатах построенного запроса.
    • Статистические функции используются в запросах главным образом для вычисления всевозможных итоговых значений, например для числового поля таблицы можно вычислить среднее значение или сумму значений для всех или отобранных записей, можно посчитать количество записей, возвращаемых запросом.
      • Вычисления на всем диапазоне записей Создайте новый запрос и добавьте в него таблицы "Клиенты", "Заказы" и запрос "Сведения о заказах".
      • Вычисления на выделенных записях таблицы В предыдущем примере расчеты производились над всеми имеющимися в таблице "Заказы" (Orders) записями.
    • Отбор повторяющихся записей и записей без подчиненных Типичной операцией, которую приходится выполнять в базе данных, является поиск дубликатов, т. е. повторяющихся записей в таблице.
    • Сводные таблицы это еще одно удобное средство для анализа данных. Они позволяют превратить обычную таблицу или результирующее множество запроса, содержащее большое число записей и непригодное для анализа, в компактную таблицу, включающую только итоговые данные.
      • Создание сводной таблицы Для того чтобы продемонстрировать возможности сводных таблиц, рассмотрим запрос "Счета" (Invoices). Раскройте список запросов и откройте этот запрос в режиме Таблицы.
      • Фильтрация данных сводной таблицы Сейчас в таблице отображаются данные о продажах по всем товарам и всем странам. Она напоминает результат перекрестного запроса, но далее вы убедитесь, как легко можно с ней манипулировать, отображая в ней разные данные.
      • Изменение сводной таблицы Сводные таблицы предназначены только для чтения, данные в них нельзя изменять. Но зато пользователь может очень легко трансформировать сводную таблицу: добавлять новые строки и столбцы, менять их местами, изменять названия полей и уровень детализации отображаемых данных.
      • Сортировка в сводной таблице В отличие от аналогичных таблиц в перекрестном запросе, данные в сводной таблице легко сортировать. Для этого используются стандартные кнопки Сортировать по возрастанию (Sort Ascending) и Сортировать по убыванию (Sort Descending) на панели инструментов.
      • Изменение уровня детализации Вернемся к первоначальному виду таблицы, когда в столбцах отображались данные по годам . Рассмотрим, как можно изменить уровень детализации данных, выводимых в сводной таблице
      • Общие и промежуточные итоги Как вы уже убедились, при создании сводной таблицы Microsoft Access автоматически добавляет общие итоги для строк и столбцов.
      • Форматирование сводной таблицы Для форматирования полей сводной таблицы используется диалоговое окно Свойства (Properties). Можно задать формат для полей области фильтра, строк, столбцов и детальных данных.
    • Сводные диаграммы
      • Создание сводной диаграммы Создать диаграмму на основе сводной таблицы очень просто. Переключитесь в режим Сводная диаграмма (PivotChart View), и на экране появится сводная диаграмма
      • Изменение вида диаграммы Так же, как и сводная таблица, сводная диаграмма является очень гибкой, и ее можно легко трансформировать, добавляя и удаляя поля, перемещая их из одной области в другую.
      • Форматирование элементов сводной диаграммы Форматирование элементов сводной диаграммы выполняется с помощью различных вкладок диалогового окна Свойства (Properties):
  • Настройка свойств полей в запросе и свойств самого запроса По умолчанию поля в запросе наследуют все свойства, которые определены для поля соответствующей таблицы. Однако можно изменить значение этих свойств, и эти изменения будут влиять только на поля в запросе и не будут влиять на поля в исходной таблице.
  • Создание запросов SQL Все запросы, которые мы рассматривали до сих пор, создавались либо с помощью мастера, либо с помощью Конструктора запросов.
    • Сравнение ANSI и Jet SQL Язык Jet SQL почти соответствует стандарту ANSI SQL-89. В реализацию языка SQL для Microsoft Jet 4.x (используемого, начиная с версии Microsoft Access 2000) внесены несколько расширений, которые приближают его к стандарту ANSI SQL-92 и Transact-SQL — диалекту языка SQL для Microsoft SQL Server.
      • Зарезервированные слова Jet SQL Приведенные здесь таблицы предназначены для сравнения зарезервированных слов ANSI SQL и Jet SQL.
      • Функции и операторы Access, используемые вместо ключевых слов ANSI SQL
      • Зарезервированные слова Jet SQL и функции, не входящие в ANSI SQL
      • Эквивалентные типы данных Jet SQL и ANSI SQL
      • Подстановочные знаки при сравнении строк
      • Зарезервированные слова DISTINCTROWu. DISTINCT Зарезервированные слова DISTINCTROW и DISTINCT в инструкции SELECT Jet SQL позволяют исключить из результирующего множества повторяющиеся строки.
      • Использование разделителей и символов SQL Разделителями в SQL также являются запятая, точка, точка с запятой и двоеточие. Описанные ниже разделители применяются с небольшими отличиями в ANSI SQL и в Jet SQL.
    • Использование инструкций SQL для создания запросов Есть несколько типов запросов, которые невозможно создать с помощью Конструктора запросов. Их можно создать, вводя соответствующую инструкцию в окне SQL.
      • Создание запросов на объединение записей Этот тип запроса позволяет объединить в одном результирующем наборе результаты нескольких запросов, таблиц и инструкций SELECT
      • Создание запроса к серверу
      • Управляющие запросы относятся к третьему типу запросов, которые создаются в окне Режим SQL и используют инструкции Jet SQL. Такие запросы позволяют работать с таблицами и индексами — создавать, изменять и удалять таблицы, создавать индексы.
    • Создание подчиненных запросов Инструкции Jet SQL, такие как SELECT, SELECT. .. INTO, INSERT...INTO, DELETE или UPDATE позволяют для вычисления предиката в предложении WHERE использовать другой запрос. Этот запрос называется подчиненным запросом.
• Создание составных форм Формы являются основным объектом, который обеспечивает пользователю удобный доступ к данным, поэтому им уделено большое внимание в настоящей книге
  • Панель элементов (Toolbox) является основным инструментом для добавления элементов управления в форму в режиме Конструктора.
    • Встроенные элементы управления
      • Разновидности элементов управления по типу содержимого В Access существует три разновидности элементов управления, в зависимости от типа содержимого в них, т. е. от способа заполнения их данными
      • Элемент управления Надпись используется для размещения в форме текста: заголовков полей, заголовка формы, различных поясняющих надписей.
      • Элемент управления Поле (Text Box) наиболее часто используется, поскольку он служит для ввода и отображения данных
      • Элементы управления выбора: Выключатель, Переключатель, Флажок и Группа О предоставлении пользователю возможности выбирать значение из предложенного набора вариантов с помощью элементов управления: флажков, переключателей, выключателей и групп элементов
      • Элемент управления Список (ListBox) используется для представления на экране поля, возможные значения которого ограничиваются списком, причем списком недлинным.
      • Элемент управления Поле со списком (ComboBox) во многом аналогичен элементу управления Список (ListBox).
      • Элемент управления Кнопка (Command Button) является очень важным элементом формы, поскольку именно с кнопками связаны различные действия, выполняемые пользователем в приложении (сохранение введенных данных, вызов другой формы, вывод на печать документа и т. д.).
      • Элементы управления Свободная рамка объекта и Присоединенная рамка объекта (Bound Object Frame) используются для того, чтобы вставить в форму объекты, созданные в других приложениях, например документ Word или таблицу Excel или рисунок.
      • Элемент управления Рисунок (Image) очень похож по своему назначению и свойствам на элемент Свободная рамка объекта.
      • Элемент управления Разрыв страницы (Page Break) используется в многостраничных формах для того, чтобы определить место конца одной и начала новой страницы.
      • Элемент управления Набор вкладок (Tab Control) также используется для создания многостраничных форм. Он позволяет придать формам такой же вид, как у диалоговых окон свойств в Windows.
      • Элемент управления Подчиненная форма/отчет
      • Элементы управления Линия и Прямоугольник (Rectangle) используются для оформления внешнего вида форм, чаще всего для выделения группы логически связанных элементов управления.
      • Преобразование одного элемента управления в другой Иногда в процессе разработки формы требуется изменить тип элемента управления для отображения какого-либо поля.
  • Создание многотабличных форм К многотабличным формам относят формы, построенные на основе запроса, объединяющего несколько таблиц, а также формы с внедренными в них другими формами
    • Создание главной и подчиненной форм с помощью Мастера автоформ В предыдущей версии Access — Access 2000 появилась возможность более интеллектуального автоматического отслеживания связей между таблицами.
    • Использование Мастера форм для создания главной и подчиненной форм Составную форму с подчиненными формами можно создать также с помощью Мастера форм. Это несколько сложнее, чем использование Мастера автоформ, но зато дает возможность поместить в формы не все поля, а только те, что требуется.
    • Добавление подчиненной формы в главную форму Подчиненная форма является элементом управления и, как и все остальные элементы, может быть добавлена в главную форму с помощью Мастера подчиненных форм.
    • Связывание главной и подчиненной форм Связывание главной и подчиненной форм осуществляется с помощью свойств Основные поля (Link Master Fields) и Подчиненные поля (Link Child Fields) элемента управления Подчиненная форма/отчет (Subform/Subreport).
  • Синхронизация данных в элементах формы В этом разделе приведены некоторые типичные примеры, иллюстрирующие отображение в форме данных в соответствии со значениями некоторых ее элементов.
    • Переход на определенную запись в форме Типичной задачей является организация более удобного чем последовательный перебор перехода по записям в форме, задавая значения каких-то полей записи, для ее поиска по ним
    • Динамическая фильтрация данных Предположим, у нас есть форма, содержащая подчиненную форму, в которой отображается много записей, и вы хотели бы интерактивно задать в главной форме какое-нибудь условие для отбора интересующих записей в подчиненной форме, чтобы упростить их визуальный анализ.
    • Автоматическая подстановка значения в поле ввода Частсг для заполнения некоторых полей таблиц требуется вычислить выражение на основе данных в других полях этой таблицы и, возможно, связанных с ней таблиц
  • Создание многостраничных форм Многостраничные формы используются в том случае, если данных, связанных с объектом, так много, что их невозможно разместить в форме, ограниченной размерами экрана.
    • Создание многостраничных форм с элементом Разрыв страницы Рассмотрим процедуру создания формы, подобной форме "Сотрудники" (Employees) в приложении "Борей" (Northwind), но состоящую не из набора вкладок, а из страниц, разделенных элементом управления Разрыв страницы (Page Break).
    • Создание многостраничной формы со вкладками А теперь рассмотрим процедуру создания многостраничной формы с набором вкладок
      • Добавление и удаление страниц в наборе вкладок Если для размещения всей информации недостаточно двух страниц, можно легко добавить новые страницы к набору
      • Изменение порядка следования страниц Иногда требуется изменить порядок следования страниц в наборе вкладок, например, когда новую вкладку, вставленную в конец набора вкладок, нужно поместить перед другими вкладками
      • Свойства элемента управления Набор вкладок
  • Всплывающие формы и диалоговые окна Вы, наверное, обратили внимание, что в Access, да и не только в нем, существуют такие окна, которые размещаются на экране поверх всех остальных окон, даже если в данный момент активным является другое окно. Примером такого окна является окно Свойства (Properties) в Конструкторе форм
  • Вычисления в формах при создании вычисляемых полей, т. е. таких элементов управления, значения которых вычисляются на основе значений других элементов управления или встроенных функций
    • Создание вычисляемых полей Простейшим вычисляемым полем является поле, в котором должна выводиться текущая дата
    • Создание вычисляемых полей для отображения итоговых значений Можно создать вычисляемые поля в форме, которые будут содержать итоговые значения для нескольких записей. Например, требуется рассчитать сумму счета или заказа, просуммировав данные по каждой позиции счета.
    • Использование статистических функций в формах При использовании статистических функций не обрабатываются записи, которые содержат пустое значение (Null) в указанных полях
      • Функция DLookup Обычно используется для вывода в форме значения поля из таблицы, не входящей в базовый запрос.
      • Функции Dcount и DSum Предположим, в форме "Заказы" (Orders) требуется создать вычисляемые поля для отображения количества заказов, сделанных клиентом, и общей суммы заказов.
      • Функция DMax Часто требуется организовать счетчик в одном из полей формы, например номер заказа должен при вводе каждой новой записи увеличиваться на единицу.
  • Рекомендации по оформлению форм
    • Размещение элементов управления в форме Если в форме требуется разместить много элементов управления — большое количество текстовых полей, полей со списком, флажков и кнопок, следует уделить внимание структуре формы
      • Размещение элементов управления в области данных Элементы управления в области данных формы должны размещаться в определенной последовательности, при определении которой рекомендуется принимать во внимание следующие факторы
    • Внешний вид элементов управления Поля для ввода данных должны быть выровнены и должны иметь одинаковую высоту. Обычно надписи выравниваются по правому краю, а текстовые поля — по левому.
    • Формулировка надписей и инструкций Форма, предназначенная для ввода данных, должна включать инструкции для пользователя с описанием возможных действий.
    • Навигация в форме Одинаковые действия во всех формах должны выполняться единообразно, например все формы должны использовать одни и те же наборы клавиш для перемещения курсора по элементам управления.
    • Использование цвета Цвет обычно привлекает взгляд, поэтому его следует использовать для того, чтобы обратить внимание пользователя на определенные области экрана